拜訪韓國企業前要了解的商務禮儀

第一次拜訪合作夥伴，除了會議資料，還有不少細節讓人猶豫：該提早多久抵達、何時交換名片、第一次見面的窗口該怎麼稱呼？在不熟悉的場合，小小的舉動也可能讓人拿不定主意。

商務禮儀看似有標準答案，實際職場卻各有不同。有的組織重視職級與禮節，有的公司直接稱呼姓名、自在交換意見。即使在同一家公司，正式會議與工作討論的氣氛也可能不同。

與其記住所有禮節，不如掌握初次見面的基本做法。以下依企業拜訪、問候、名片交換、會議、餐敘及後續聯繫分別說明。

首次拜訪的基本原則： 尊重對方時間，確認對方偏好的稱呼與工作方式，記下雙方約定的下一步。

準時是基本要求。不過，首次拜訪公司時，要分清楚抵達大樓與進入會議室的時間。

大型辦公大樓或企業總部可能需要訪客登記及領取訪客證。保全嚴格的研究機構或生產設施，也可能設有指定訪客入口。

先確認登記所需時間，再安排交通，讓自己能在會議開始前10～15分鐘完成登記並等候；安全檢查較複雜時，留更充裕的時間。若太早到達，依約定時間接受接待，不必立刻要求窗口見面。

出發前要確認的資訊

公司名稱 · 實際會面地址 · 大樓及樓層 · 進出程序 · 聯絡窗口資料

核對公司官網的總部地址與邀請函上的會議地點是否一致。會議也可能安排在外部會議室或其他據點。

事先確認會議語言、是否需要口譯、服裝要求與須攜帶的身分證明。拍攝公司內部或錄製會議內容前，應先取得同意。

輕輕點頭並問好，通常是合適的開始。是否握手取決於場合與對方；對方先伸手時自然回應即可，不握手也沒關係。

適度與對方眼神接觸，簡短自我介紹，清楚說明所屬單位和姓名。

多人出席時，配合介紹人的安排，不必主動逐一要求握手。有些組織仍習慣先向職位較高者問候，但實際順序取決於參與者的角色和會議氣氛。

交換名片在韓國商務會面中很常見，也是確認對方所屬單位、姓名與職位的第一步。

遞名片時，用雙手遞出，讓文字朝向對方方便閱讀。接收時也用雙手，並確認姓名與職稱。

有些場合使用數位名片，或以電子郵件交換聯絡方式。可以準備紙本名片，再配合對方建議的方式。

不要還沒看就收起名片，先稍微確認姓名和所屬單位。

開會時，將名片放在方便核對姓名的位置，會議結束後妥善收好。

韓國企業常在姓名後加上職稱來稱呼對方。

例如「김민수 팀장」（Kim Min-su，團隊主管）、「이지은 과장」（Lee Ji-eun，韓國職稱「과장」，讀作gwajang）；直接稱呼時，常加敬稱「님」（nim），如「김민수 팀장님」「이지은 과장님」。這些姓名與職稱是稱呼方式的示例。

各家公司並不採用同一套稱呼。有些為了營造扁平的組織文化，會統一使用「매니저」（經理）、「리더」（負責人）或敬稱「님」等稱呼，不再按職級區分。

初次見面可參考電子郵件簽名或名片上的職稱。對方告知其他稱呼方式時，就依其偏好。

不知道職位時，盡量避免猜測職級。確認姓名後禮貌稱呼，或直接詢問適合的稱呼更準確。

不確定該怎麼稱呼時

可以簡短問「어떻게 불러드리면 될까요?」（請問我該如何稱呼您？）。用英語開會時，可說 “How would you like me to address you?” 不需要只憑韓文職稱的英文譯名，判斷對方的職級或決策權限。

除了簡報內容，也要了解誰負責哪些事項。

即使實務窗口說明了提案，最終決定仍可能需要其他部門或主管核准。跨部門專案尤其不能假設所有出席者都有最終決策權。

也要區分正面回應與真正達成共識。

「我們會評估」「我們會內部討論」不代表提案已經定案。有些韓國企業會進一步考慮再答覆，而不立即否定，但不能一概解讀這些說法。

會議結束前，再次確認重要事項。

分別記錄已定案事項、待進一步評估事項、負責人與預計回覆日期。

會後以電子郵件整理口頭討論內容，有助減少誤解。

結束會議前再確認一次

可以問：「能否分開確認今天已經定案的事項，以及仍需要內部評估的事項？」 約定回覆時間時，寫具體日期和時區，避免只說「下週」。與海外團隊分享行程時，也註明是否為韓國時間（KST）。

工作會議前後可能一起吃午餐或晚餐。餐桌上的交流比會議室輕鬆，但首次見面仍有幾點值得留意。

正式餐敘可能由主辦方安排座位；有指定位置就照安排入座，沒有特別說明則自然就座即可。

邀請方有時會支付餐費，但不是一律如此。外部客戶或公部門人員出席時，仍須考量公司內部關於招待、禮品、餐費的規定及相關法律。

勸酒與飲酒文化也在改變。不喝酒時可以禮貌婉拒：「謝謝，但我不喝酒。」英語可說 “Thank you, but I don’t drink alcohol”，韓語為「감사하지만 저는 술을 마시지 않습니다」。改要其他飲料即可，也不應強迫對方喝酒。

在決定菜單前，告知主辦方飲食限制、過敏或素食需求。禮物不是首次拜訪必備品；若想準備，先確認對方公司是否允許收受。有公部門人員等出席時，餐飲或禮物可能受韓國《청탁금지법》（有關禁止不當請託及收受財物的法律）等規定限制，未向窗口確認前，不要自行提供。

會後寄一封簡短的感謝信，並整理討論內容。

初次見面，即使聽到同一段話，雙方理解也可能不同。報價、合約條件、時程等重要事項，最好以電子郵件留下紀錄。

如果只說「最晚下週寄出資料」，再確認具體日期及寄送方式。對方準備內部評估時，記下負責人和預計回覆時間。

感謝文字不必太長，更重要的是清楚說明討論了什麼、下一步要做什麼。

後續郵件要寫清的三件事

• 約定內容： 今天確認的事項，以及仍在評估的部分
• 負責人： 誰寄送資料或回覆
• 下一步時程： 具體日期與傳送方式

與其增加感謝文字，不如確認雙方對下一步有相同理解。

每次企業拜訪不必套用相同做法。請同時考量會面目的和對方的組織文化。

首次拜訪合作夥伴

• 確認姓名與職稱，準備名片及公司介紹資料，整理會面目的與主要議題。

拜訪大型企業或公共機構

• 確認預先登記與進出程序，準備身分證明及訪客證，了解大樓安全規定。

新創公司或實務合作

• 確認對方偏好的稱呼、電子郵件或通訊軟體等聯繫管道，了解工作流程與決策程序。

與海外夥伴開會

• 確認會議語言及口譯需求、與會者角色與決策窗口，準備資料和後續時程。

企業活動或研討會

• 確認預先報名與入場方式、交流活動及時程、場地位置與現場聯絡窗口。

工廠或研究機構參訪

• 確認訪客專用入口與程序、拍照與保密限制、安全訓練及防護裝備要求。

正式活動可能更重視服裝與問候順序，工作會議則可能更重視準確時程及及時共享資料。

不要預先認定對方的文化，而應依拜訪目的決定要確認哪些事情。

好的商務禮儀不是從背熟複雜規則開始。確認地點及參與者、尊重對方時間，並準確履行約定的下一步，就是基本功。