Quy tắc ứng xử khi đến làm việc với doanh nghiệp Hàn Quốc

Trước lần đầu đến gặp một đối tác, ngoài tài liệu họp, bạn có thể băn khoăn nhiều điều: nên đến sớm bao lâu, trao danh thiếp khi nào và xưng hô với người phụ trách ra sao? Trong hoàn cảnh chưa quen, ngay cả những cử chỉ nhỏ cũng khiến ta do dự.

Các quy tắc ứng xử trong công việc tưởng như có câu trả lời cố định, nhưng thực tế mỗi nơi khác nhau. Có tổ chức coi trọng cấp bậc và nghi thức; có doanh nghiệp gọi nhau bằng tên và trao đổi cởi mở. Ngay trong cùng một công ty, cuộc họp chính thức và buổi trao đổi nghiệp vụ cũng có thể khác về không khí.

Thay vì ghi nhớ mọi quy tắc, hãy nắm các nguyên tắc cơ bản cho lần gặp đầu. Bài viết lần lượt đề cập việc đến công ty, chào hỏi, trao danh thiếp, họp, dùng bữa và liên hệ sau buổi gặp.

Nguyên tắc cho lần đầu đến làm việc: Tôn trọng thời gian của đối phương, hỏi cách xưng hô và làm việc họ mong muốn, ghi lại các bước tiếp theo đã thống nhất.

Đúng giờ là điều cơ bản. Tuy nhiên, khi đến một công ty lần đầu, cần phân biệt giờ tới tòa nhà với giờ bước vào phòng họp.

Các tòa nhà văn phòng lớn hoặc trụ sở doanh nghiệp có thể yêu cầu đăng ký khách và cấp thẻ ra vào. Viện nghiên cứu hoặc cơ sở sản xuất có an ninh nghiêm ngặt đôi khi dùng cổng riêng cho khách.

Trước tiên, hỏi thời gian cần cho thủ tục đăng ký. Sắp xếp di chuyển để hoàn tất đăng ký và sẵn sàng chờ trước giờ họp 10–15 phút; dành thêm thời gian nếu kiểm tra an ninh phức tạp. Nếu đến quá sớm, nên theo giờ tiếp đón đã hẹn thay vì yêu cầu người phụ trách gặp ngay.

Thông tin cần xác nhận trước khi đến

Tên công ty · Địa chỉ họp thực tế · Tòa nhà và tầng · Thủ tục ra vào · Thông tin liên hệ của người phụ trách

Kiểm tra địa chỉ trụ sở trên website công ty có trùng địa điểm trong thư mời hay không. Buổi họp có thể diễn ra ở phòng họp thuê ngoài hoặc cơ sở khác.

Xác nhận ngôn ngữ họp, nhu cầu phiên dịch, trang phục và giấy tờ tùy thân cần mang theo để tránh lúng túng tại chỗ. Muốn chụp bên trong công ty hoặc ghi âm cuộc họp, hãy xin phép trước.

Chào hỏi kèm một cái cúi đầu nhẹ thường là cách mở đầu phù hợp. Việc bắt tay tùy hoàn cảnh và đối phương. Nếu họ đưa tay trước, bạn có thể đáp lại tự nhiên; chào mà không bắt tay cũng không sao.

Giao tiếp bằng mắt vừa phải, giới thiệu ngắn gọn và nói rõ tên cùng đơn vị của mình.

Khi có nhiều người, nên theo sự hướng dẫn của người giới thiệu thay vì tự động đề nghị bắt tay tất cả. Một số tổ chức vẫn chào người có chức vụ cao trước, nhưng thứ tự thực tế tùy vai trò người tham dự và không khí cuộc họp.

Trao danh thiếp là điều thường thấy trong các buổi gặp công việc tại Hàn Quốc. Đây cũng là bước đầu để xác nhận đơn vị, tên và chức vụ của đối phương.

Đưa danh thiếp bằng hai tay, hướng phần chữ về phía người nhận để họ dễ đọc là cách lịch sự. Nhận bằng hai tay và kiểm tra tên, chức vụ.

Có buổi gặp dùng danh thiếp điện tử hoặc trao thông tin liên hệ qua email. Bạn có thể chuẩn bị danh thiếp giấy nhưng làm theo cách trao đổi mà đối phương đề nghị.

Hãy nhìn qua tên và đơn vị thay vì cất ngay danh thiếp chưa đọc.

Trong buổi họp, đặt danh thiếp ở nơi tiện xem lại tên; kết thúc buổi gặp thì cất danh thiếp cẩn thận.

Trong doanh nghiệp Hàn Quốc, việc gọi tên kèm chức vụ khá quen thuộc.

Ví dụ “김민수 팀장” là Kim Min-su, trưởng nhóm; “이지은 과장” là Lee Ji-eun, người giữ chức danh gwajang (과장) của Hàn Quốc. Khi gọi trực tiếp, người ta thường thêm kính ngữ “님”: “김민수 팀장님”, “이지은 과장님”.

Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng dùng cách gọi giống nhau. Để khuyến khích văn hóa ít phân cấp, có nơi thống nhất các cách gọi như “매니저” (quản lý), “리더” (người dẫn dắt nhóm) hoặc kính ngữ “님” (nim) thay cho cấp bậc.

Lần đầu gặp, tham khảo chức vụ trong chữ ký email hoặc trên danh thiếp. Nếu đối phương đề nghị cách gọi khác, hãy làm theo.

Nên tránh đoán cấp bậc khi chưa biết chức vụ. Xác nhận tên rồi gọi lịch sự, hoặc hỏi cách xưng hô phù hợp sẽ chính xác hơn.

Khi chưa biết nên gọi thế nào

Có thể hỏi ngắn gọn “어떻게 불러드리면 될까요?” (Tôi nên xưng hô với anh/chị thế nào?). Nếu họp bằng tiếng Anh, dùng “How would you like me to address you?” Không nên chỉ dựa vào bản dịch tiếng Anh của chức vụ tiếng Hàn để suy ra cấp bậc hay quyền quyết định.

Ngoài nội dung trình bày, hãy chú ý ai đang đảm nhiệm vai trò nào.

Dù người phụ trách nghiệp vụ giải thích đề xuất, quyết định cuối cùng vẫn có thể cần phê duyệt từ bộ phận khác hoặc người có thẩm quyền. Đặc biệt trong dự án liên phòng ban, đừng mặc định người dự họp là người quyết định cuối cùng.

Cũng cần phân biệt phản hồi tích cực với sự đồng ý thực sự.

“Chúng tôi sẽ xem xét” hoặc “Chúng tôi sẽ thảo luận nội bộ” không có nghĩa là đề xuất đã được chốt. Một số doanh nghiệp Hàn Quốc phản hồi sau khi xem xét thêm thay vì bác bỏ ngay, nhưng không nên diễn giải mọi câu nói này theo một cách cố định.

Hãy xác nhận lại những điểm quan trọng khi kết thúc cuộc họp.

Ghi riêng việc đã quyết định, việc cần xem xét thêm, người phụ trách và ngày dự kiến trả lời.

Tóm tắt trao đổi bằng lời qua email sau buổi gặp giúp giảm hiểu nhầm.

Xác nhận thêm một lần trước khi kết thúc

Có thể hỏi: “Chúng ta có thể tách rõ những việc đã chốt hôm nay và những việc vẫn cần xem xét nội bộ không?” Khi hẹn phản hồi, ghi ngày cụ thể và múi giờ thay vì chỉ nói “tuần sau”. Nếu chia sẻ lịch với nhóm ở nước ngoài, nêu rõ có phải giờ Hàn Quốc (KST) hay không.

Hai bên có thể cùng ăn trưa hoặc tối trước hay sau cuộc họp. Không khí thường thoải mái hơn phòng họp, nhưng lần đầu gặp vẫn nên lưu ý một số điểm.

Trong bữa ăn chính thức, bên tổ chức có thể hướng dẫn chỗ ngồi. Nếu đã xếp chỗ, hãy làm theo; nếu không có chỉ dẫn riêng, bạn có thể ngồi tự nhiên.

Bên mời đôi khi thanh toán, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Khi có khách hàng bên ngoài hoặc người thuộc cơ quan công tham dự, cần cân nhắc quy định nội bộ và pháp luật liên quan đến tiếp khách, quà tặng và chi phí ăn uống.

Văn hóa mời và uống rượu cũng đang thay đổi. Nếu không uống, bạn có thể từ chối lịch sự: “Cảm ơn, nhưng tôi không uống đồ uống có cồn.” Tiếng Anh là “Thank you, but I don’t drink alcohol”, tiếng Hàn là “감사하지만 저는 술을 마시지 않습니다”. Hãy xin đồ uống khác và không ép đối phương uống.

Thông báo hạn chế ăn uống, dị ứng hoặc nhu cầu ăn chay trước khi bên tổ chức chọn thực đơn. Bạn không bắt buộc phải mang quà trong lần đầu đến làm việc. Nếu muốn chuẩn bị, trước tiên hỏi xem công ty đối phương có cho phép nhận quà hay không. Khi có người thuộc cơ quan công và các đối tượng liên quan, bữa ăn hoặc quà có thể chịu hạn chế theo quy định như luật “청탁금지법” của Hàn Quốc về cấm các yêu cầu giải quyết công việc không đúng quy định và nhận tiền, tài sản. Không tự ý cung cấp khi chưa xác nhận với người phụ trách.

Gửi email cảm ơn ngắn gọn kèm tóm tắt nội dung đã trao đổi.

Trong lần gặp đầu, hai bên có thể hiểu khác nhau dù cùng nghe một nội dung. Nên lưu bằng email các điểm quan trọng như báo giá, điều khoản hợp đồng và lịch trình.

Nếu chỉ nói “Tôi sẽ gửi tài liệu chậm nhất vào tuần tới”, hãy xác nhận ngày cụ thể và cách gửi. Nếu đối phương sẽ xem xét nội bộ, ghi rõ người phụ trách và lịch trả lời.

Không cần viết lời cảm ơn dài. Quan trọng hơn là trình bày rõ đã bàn gì và tiếp theo sẽ làm gì.

Ba nội dung nên có trong email tiếp theo

• Thỏa thuận: Những việc đã chốt hôm nay và những việc còn đang xem xét
• Người phụ trách: Ai gửi tài liệu hoặc trả lời
• Lịch tiếp theo: Ngày cụ thể và cách chuyển tài liệu

Tập trung xác nhận hai bên cùng hiểu bước tiếp theo, thay vì kéo dài lời cảm ơn.

Không có một cách đúng cho mọi chuyến thăm doanh nghiệp. Hãy cân nhắc mục đích cuộc gặp cùng văn hóa tổ chức của đối phương.

Lần đầu gặp đối tác

• Xác nhận tên, chức vụ; chuẩn bị danh thiếp và tài liệu giới thiệu công ty; làm rõ mục đích, nội dung chính.

Đến doanh nghiệp lớn hoặc cơ quan công

• Kiểm tra đăng ký trước và thủ tục ra vào; chuẩn bị giấy tờ tùy thân, thẻ khách; tìm hiểu quy định an ninh trong tòa nhà.

Startup hoặc hợp tác nghiệp vụ

• Hỏi cách xưng hô, kênh liên hệ như email hay ứng dụng nhắn tin; tìm hiểu cách làm việc và quy trình quyết định.

Họp với đối tác nước ngoài

• Xác nhận ngôn ngữ, nhu cầu phiên dịch, vai trò người tham dự và người quyết định; chuẩn bị tài liệu, lịch liên hệ tiếp theo.

Sự kiện doanh nghiệp hoặc hội nghị

• Xác nhận đăng ký trước, cách vào sự kiện, chương trình kết nối và lịch, địa điểm cùng người phụ trách tại chỗ.

Đến nhà máy hoặc viện nghiên cứu

• Kiểm tra cổng dành cho khách, thủ tục, hạn chế chụp ảnh và bảo mật, yêu cầu hướng dẫn an toàn và trang bị bảo hộ.

Ở sự kiện chính thức, trang phục và thứ tự chào hỏi có thể quan trọng; ở cuộc họp nghiệp vụ, lịch chính xác và chia sẻ tài liệu kịp thời có thể quan trọng hơn.

Thay vì kết luận trước về văn hóa đối phương, hãy xác định cần kiểm tra gì theo mục đích chuyến thăm.

Phép lịch sự tốt không bắt đầu từ việc thuộc lòng quy tắc phức tạp. Xác nhận địa điểm và người tham dự, tôn trọng thời gian của họ và thực hiện chính xác bước tiếp theo đã thống nhất là nền tảng.